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Os servidores técnico-administrativos em educação – TAE – ao serem empossados e lotados entram em exercício mesmo sem receber capacitação específica para exercer as suas atividades de trabalho. Diante da necessidade de realizar a gestão de capacitação especifica nos servidores TAE para cumprimento do DL nº 5.707/2006 que determina a implantação da gestão por competências na administração pública e do DL nº 11.091/2005 sobre o plano de carreira dos TAE, se realizou a presente pesquisa visando descrever o processo de aprendizagem de competências coletivas dos servidores técnicos administrativos que atuam em secretarias acadêmicas de cursos de graduação no Instituto Multidisciplinar/UFRRJ. Para tanto, nesta pesquisa qualitativa interpretativista os dados foram coletados mediante pesquisa documental, observação com diário de campo e entrevista semiestruturada. Foram entrevistados vinte e quatro sujeitos: secretários, coordenadores e discentes dos cursos de graduação cujas transcrições se processaram mediante análise fenomenográfica. Os resultados de campo revelaram a existência de aprendizagem individual e coletiva de competências, que tem sido realizada pelo meio experiencial e vicária, e mediante a formação de uma comunidade de prática dispersa. Dessa forma, permitem concluir que as competências coletivas foram desenvolvidas pela necessidade de exercer as atividades de trabalho semelhantes, dando lugar assim, a um ciclo de aprendizagem iterativo, não estático, mas relacional no processo de atender as demandas da secretaria do curso. Recomenda-se para a gestão da IFE: (I) Ofertar capacitação pertinente com as demandas do Instituto; (II) Capitalizar as práticas de aprendizagem informal utilizadas pelos secretários de curso. Para aprofundar sugere-se: (I) realizar a mesma pesquisa com os demais secretários de curso da universidade; (II) mapear e caracterizar a influência do ambiente de trabalho percebido na aprendizagem de competências; (III) comparar desempenho e resultados nas variações colaborativas do ambiente de trabalho; (IV) mapear as demandas de capacitação e exercício da função dos coordenadores de curso.